O Efeito Devastador dos Spams Corporativos

Por Raquel Costa

Acabo de ler no IDGNow! um interessante estudo feito pela McAfee sobre o custo real dos spams para as empresas. A matéria diz: “o tempo gasto para ler uma mensagem de spam, eliminá-la e voltar ao trabalho é de 30 segundos. Para um funcionário que ganha 30 dólares por hora, isso equivale a 50 centavos por dia, por usuário, caso ele receba diariamente apenas duas mensagens de spam – supondo que a companhia use algum produto que filtre 95% dos spams que chegam. Em um ano, o custo atinge 182,50 dólares por funcionário”

Se você ficou impressionado com estes números, atenção! Saiba que o buraco é bem maior.

Nos últimos meses tenho conversado com alguns executivos com o objetivo de avaliar a quantidade e o tipo de informação que eles recebem em seus correios eletrônicos. O resultado é assustador: a cada duas horas longe de seus desktops – em reuniões, viagens, treinamentos, etc, líderes de grandes empresas gastam em média trinta minutos para ler, classificar, apagar e responder os e-mails que chegam em suas caixas postais. Ou seja, para cada dez horas trabalhadas são despendidas duas horas e meia em uma árdua seleção: no final apenas 60% do total dos emails recebidos têm alguma utilidade.

O que chama atenção é que não são mais os spams comerciais (citados no estudo da McAfee) que estão lotando as caixas postais dos executivos das grandes empresas, mas sim o que eu denomino de “spams corporativos”. Àqueles que nem o melhor filtro antispam consegue pegar porque são gerados dentro da própria empresa.

Ao contrário dos spams comerciais, os spams corporativos não têm fins publicitários, nem de autopromoção, e em geral são produzidos por pessoas que nem se dão conta do que estão fazendo. Um exemplo comum são mensagens cujo conteúdo tem relação a um pequeno grupo, só que por descuido ou excesso de zelo (melhor pecar pelo excesso do que pela falta) são enviadas para um grupo bem maior de pessoas, sem o mínimo controle.

Há ainda as mensagens que com o passar do tempo (depois de idas e vindas) perderam seu motivo inicial, e os “subjects”, que deveriam servir como facilitadores no processo de identificação, já não correspondem mais ao assunto que está sendo tratado, criando dispersão e perda de tempo. Além disso, as caixas postais estão lotadas de pequenos diálogos. Mensagens como: e aí, como foi a reunião? Vamos almoçar? Vai mesmo viajar? etc, fazem parte dos emails da maioria dos profissionais, independente do nível hierárquico.

Penso que muitos destes problemas acontecem porque o email deixou de atender as necessidades comunicacionais entre os colaboradores de uma empresa, já que as tecnologias de comunicação digitais disponíveis nos ambientes corporativos ainda são as mesmas de uma década atrás.

Acontece que os profissionais, acostumados em suas vidas pessoais a opinar e compartilhar informações através de mídias sociais (Linkedin, Facebook, Twitter, Orkut, Blogs, etc.), e a se comunicar instantaneamente (MSN, Google Talk, Skype, SMS, etc), acabam transferindo para o email a dinâmica e a linguagem das novas mídias, e sem perceber criam um ambiente impossível de ser gerenciado através do correio eletrônico.

O que vejo são empresas atoladas em seus próprios emails. Entretanto, poucas disponibilizam as novas mídias em seus ambientes de negócios. O principal motivo é que muitos executivos ainda olham para esses novos meios de comunicação com muita desconfiança, pois acreditam que sejam fontes de distração e perda de tempo. Um verdadeiro paradoxo, concorda? Até porque as novas mídias, com suas plataformas colaborativas, se constituem hoje em um dos mais fascinantes ambientes para a inovação organizacional.

E então, como sua empresa pode tirar proveito das novas mídias e se blindar dos spams corporativos?